オンライン商談のススメ

昨今のコロナ禍において、展示会でも感染対策のため様々な対策を講じている出展社様が増えています。
飛沫防止のパーテションや消毒液の常設などの対策はすでに多くの出展社様が採用されています。（参考：展示会場でのコロナ感染対策）

その中でも、多くの出展社・来場者様が心配されるのが「商談」です。
気になったらすぐに詳しい担当者と商談ができ、様々な情報が得られるのが展示会の良いところですが、コロナ禍においては「対面での商談では感染リスクがあるのではないか？」という声も少なからず見受けられます。
たしかに、飛沫防止用にアクリルパーテションなどを設置することでリスクを減らすことはできますが、ゼロではありません。

来場者様としても、せっかく展示会に来たのだから直接担当者の顔を見ながら話を聞ききたいというご要望は多く聞かれ、感染対策と対面での商談をどう両立していくか、ということは現在、展示会出展社様の大きな悩みとなっています。

そこで昨今注目されているのが「オンライン商談」です。

今では、「Zoom」など「オンライン商談ツール」を使ったオンライン商談が一般的になってきており、会社や自宅にいながら遠方のお客様と商談することが当たり前になってきていますが、それを展示会場でも行ってしまおうという試みも広がっているのです。

実は、当社でも先日「販促EXPO」に出展した際にオンライン商談を行い効果を上げました。

ここでは、そんな「オンライン商談」のメリット、デメリットの他、どう運営すれば「オンライン商談」をスムーズに行い、効果が上げられるのかをご紹介します。

↑実際の展示会場でのオンライン商談の様子です。
オンラインでありながら担当者と顔を合わせて説明を聞けるのはメリットの一つです。

オンライン商談を行うことでのメリットには以下のようなものがあります。

・展示会場に来るスタッフを最小限に抑えることができる。
・必要資料などを全て会場にもっていかなくともよい。
・接触・飛沫飛散を抑え、感染対策となる。

特に、会場に来るスタッフを最小限に抑えられるため、通常業務への影響を最小限に抑えることができるのは大きなメリットでしょう。
東京の企業が大阪の展示会へ出るなど、遠方の展示会へ出展するハードルも下がります。

コロナ禍においては、少しでも会場に在駐するスタッフ数を抑えたいのでこれも大きなメリットです。

また、お客様にお見せする資料なども、会場へ持ち込むことなくお見せできることも、情報の取り扱い上メリットとなり得ます。

オンライン商談を行うことでのデメリットです。

デメリットとしては主に機材・システム的な問題があります。
ノートパソコンなど小さな画面で商談を行っても良いですが、やはりお客様にストレスなく商談するには大きな画面でした方がよいでしょう。
そのためにはオンライン商談用のディスプレイを用意する必要があるので、リース費用等がかかる上、機器やシステムの不具合なども起こる可能性もあるので注意が必要です。

また、お客様をオンライン商談に促す際、少なからず接続中などタイムロスが発生するため、スムーズな接続をおこなわないと煩わしさを与えてしまうことがあります。

また、多くの人が行きかう会場で大きな画面で資料を提示することになるため、秘匿性の高い資料を見せることは避けた方がいいでしょう。
商談後、個別にメールなどでお送りすることをお勧めします。

では、オンライン商談をスムーズに行い、来場者様、出展社共に「オンライン商談で良かった」と思わせるためにはどうしたらよいでしょうか？
そのためには、

ストレスのないなオンライン商談を行うために一番重要なことは、とにかく商談までのセッティングをスムーズに行うことです。
そのためには、オンライン商談ツールの使い方を熟知するのはもちろん、接客から商談までの流れを事前にシミュレートして、確認を怠らないことです。

会場側の動きはもちろん、社、自宅などで待機している担当者側もスムーズに商談へ移行できるようにすり合わせを密にしておきましょう。

では、そのような展示会場でのオンライン商談を可能にする「オンライン商談ツール」にはどのようなものがあるでしょうか？
現在では数多くのオンライン商談サービスが各社から登場していますが、ここでは当社で利用したことのあるオンライン商談ツールを2つご紹介します。

すでに使用している方・企業も多いと思いますが、現在オンラインチャット・商談ツールとして最も利用者が多いサービスが「Zoom」です。最大でなんと1,000人のビデオ参加者に対応するなど全社ミーティングやオンライン飲み会などで使用されることも多いですが、1対1の商談にも効果を発揮します。
多機能で使いやすい上、1対1の通話なら無料で利用できるので、オンライン商談ツール初心者の方は使ってみるのもよいでしょう。

ベルフェイス（ベルフェイス株式会社）

当社でも契約・利用している「ベルフェイス」はデバイスやブラウザ制限なく利用でき、画面上に名刺情報の掲示やメモ等を共有できる機能があるなど、BtoB、BtoCのアプローチに有効なツールです。
商談の様子を録画してあとから振り返れる機能や、資料の共有も可能なため展示会場でのオンライン商談にも最適です。
電話での通話を基本としていますが、Web商談接続をすることで、ネット回線での通話も可能です。

コロナ禍に伴う展示会営業では、オンライン商談ツールを積極的に利用することで感染リスクを抑えながら、効率的に新規顧客の開拓を行うことができます。
また、会場に多くのスタッフを常駐させず済むので、通常業務にできるだけ支障を与えず展示会出展をおこなえる点など、コロナ禍を過ぎたとしてしもそのメリットは高いでしょう。

今後、会場でのオンライン商談は展示会で日常的に見られる風景となるかもしれません。