装飾会社が入れない展示会とは！？

「外部の装飾会社が使えない展示会」の存在を知っていますか？これを知らずに契約を進めると、直前で設営できず、キャンセル料が発生する場合もあります。出展担当者が絶対にチェックすべき、規約のポイントをまとめました。

1. 外部の装飾会社が入れない主な理由
施工制限が設けられている背景には、主催者事務局による一括管理や、会場側の安全・セキュリティ上の規定があります。
・パッケージ出展（システム小間）に限定されている
主催者が小間割りから壁面パネル、基本備品までを一式で提供しており、個別での施工や追加工事を一切認めていない運用です。
・特定認定・指定業者のみ施工可能な規定がある
電気工事や防災面、大型構造物の設営など、会場の安全規定が非常に厳しい展示会では、事務局が認定した「指定装飾会社」しか工事を行えません。
・海外展示会や特殊会場における労務・保安上の規制
海外の展示会や特定の会場では、保安上の理由や現地労働組合の規定により、主催者手配のオフィシャル施工業者以外は搬入・設営作業が禁止されている場合があります。

2. 施工制限の確認漏れで生じるリスク
事前確認を怠ったまま準備を進めてしまうと、次のような問題が生じます。
・無駄なキャンセル料や制作費の発生
すでに外部業者とデザイン制作や資材手配を進めていた場合、発注キャンセルに伴う費用負担が発生します。
・デザインや演出の制限
規定のパッケージプラン（標準的な壁面パネルや社名板のみ）しか利用できず、希望していた独自のレイアウトやLED照明を使った空間演出が実現できなくなります。
・スケジュール遅延と申請トラブル
規約違反によるデザインのやり直しや申請の再提出に追われ、会期直前まで対応に追われることになります。

3. 出展が決まったら即確認すべきポイント
トラブルを防ぐために、出展が確定した段階でぜひご確認してください。
①「出展マニュアル（出展規定集）」の精読
申込後に発行される出展マニュアルには必ず目を通しましょう。単に施工の可否だけでなく、「高さ制限」や「セットバック規定」など、ブース装飾に関する制約事項が網羅されています。
②施工会社の制限区分の特定
マニュアル内で以下の表記がないかチェックします。
・パッケージプラン限定（自主施工不可）
・指定施工業者以外の立ち入り・施工禁止
・装飾施工届出書の事前承認が必須

判断がつかない場合は、装飾会社と契約を結ぶ前に主催者事務局へ直接問い合わせるのが確実です。また、弊社へお問い合わせいただき一緒にマニュアルの確認や事務局への問い合わせなども対応可能です。

株式会社展示会ブース装飾では、装飾、価格、スケジュール、申請関係各種など様々な提案とサポートによりお客様の不明点や不安点など1つ1つ解消できるよう心がけております。
ブース装飾でお悩みでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。